Als afdelingssecretaresse ben je het aanspreekpunt van onze afdeling Stedenbouw & Landschap. Je assisteert op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak, zodat het afdelingshoofd, de teammanager en overige collega’s van je afdeling worden ondersteund bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.

Wat ga je zoal doen?

Voor de afdeling zijn er verschillende werkzaamheden denkbaar. Zo handel je zelfstandig e-mails af, helpt bij het invullen van de wekelijkse werkplanning en bewaakt de acties uit onze afdelingsoverleggen. We hebben je hulp nodig bij het controleren van offertes en boekwerken op spelling en grammaticale fouten.

Je ondersteunt het afdelingshoofd bij complex agendabeheer, archiveerwerkzaamheden en het bewaken en uitzetten van acties. Voor onze interne afdelingsoverleggen notuleer je kort en bondig  de besproken zaken en acties. Voor overleggen met opdrachtgevers regel je een ruimte, catering en begeleid je bezoekers naar de juiste vergaderruimte.

In deze functie is het belangrijk dat je proactief bent en werk ziet liggen. Agendabeheer is soms een echte uitdaging, maar doordat jij goed geïnformeerd bent en weet wat er speelt, weet jij hier vorm aan te geven.

Wat zoeken wij?

Een representatieve, proactieve assistent die gewend is aan werken in een creatieve werkomgeving. Je kunt snel schakelen, prioriteiten stellen en hebt een praktische aanpak. 

Functie-eisen:

• je hebt een relevante afgeronde opleiding met HBO werk- en denkniveau en tenminste 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• je werkt nauwkeurig, hebt oog voor detail en houdt overzicht;
• je kunt goed zelfstandig werken, maar ook in teamverband;
• je hebt goede communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van de Nederlandse (en bij voorkeur ook Engelse) taal in woord en geschrift;
• je hebt ervaring met het gehele MS Office pakket (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams).